Comment Créer un Mail Type : Guide Pratique pour Gmail et Outlook

Dans notre quotidien numérique, créer des modèles d’e-mails est devenu indispensable pour gagner du temps. Que tu sois un entrepreneur, un freelance ou simplement quelqu’un qui envoie régulièrement les mêmes types de messages, les mails types sont tes meilleurs alliés ! Mais comment s’y prendre concrètement avec les plateformes les plus populaires ?

Avec la multiplication des échanges par mail, il est temps d’optimiser ta communication. Gmail et Outlook offrent tous deux des fonctionnalités pratiques pour créer et sauvegarder des modèles que tu pourras réutiliser à l’infini. Fini le temps perdu à réécrire les mêmes messages encore et encore !

Dans cet article, je te guide pas à pas pour configurer tes propres modèles d’emails et t’explique comment les utiliser efficacement au quotidien. Prêt à booster ta productivité et professionnaliser ta communication par mail ?

Pas le temps de tout lire ?

• Gmail : Active les ‘Modèles’ dans les paramètres avancés pour créer, sauvegarder et réutiliser tes mails types
• Outlook : Utilise la fonction ‘Modèles rapides’ pour enregistrer tes modèles de mails et les insérer facilement
• Personnalisation : Pense à inclure des variables comme [NOM] ou [ENTREPRISE] à remplacer lors de l’envoi
• Organisation : Crée différentes catégories de modèles selon leurs usages (commercial, support, RH, etc.)
• Temps gagné : Un mail type bien conçu peut te faire économiser jusqu’à 20 minutes par message

Pourquoi créer des mails types est essentiel aujourd’hui

Tu te retrouves souvent à taper les mêmes informations dans tes emails ? Tu n’es pas le seul ! Dans un monde où 92% des adultes en ligne utilisent l’email quotidiennement, optimiser sa communication devient crucial.

Les statistiques montrent que nous passons en moyenne 3 heures par jour sur les réseaux sociaux et plateformes de messagerie. Sur ce temps, près d’une heure est consacrée à la gestion des emails. Imagine tout ce que tu pourrais faire avec ce temps récupéré !

Les modèles d’emails sont particulièrement utiles pour :

• Répondre aux questions fréquentes de tes clients
• Envoyer des messages de bienvenue standardisés
• Partager des informations récurrentes avec ton équipe
• Créer des suivis commerciaux cohérents
• Gérer les demandes de support technique

Alors maintenant, voyons comment mettre en place ces fameux modèles sur les deux plateformes de messagerie les plus populaires !

Comment créer un mail type sur Gmail

Gmail est l’une des messageries les plus utilisées dans le monde, et pour cause ! Simple, efficace et dotée de nombreuses fonctionnalités, elle te permet de créer des modèles d’emails très facilement. Voici comment procéder :

1. Activer la fonctionnalité ‘Modèles’ dans Gmail

Avant de pouvoir créer ton premier modèle, tu dois d’abord activer cette fonctionnalité qui est désactivée par défaut :

• Connecte-toi à ton compte Gmail
• Clique sur l’icône d’engrenage (paramètres) en haut à droite
• Sélectionne ‘Voir tous les paramètres’
• Va dans l’onglet ‘Fonctionnalités avancées’
• Cherche l’option ‘Modèles’ et clique sur ‘Activer’
• N’oublie pas de faire défiler jusqu’en bas et de cliquer sur ‘Enregistrer les modifications’

Et voilà, la fonctionnalité est maintenant activée ! Tu peux passer à la création de ton premier modèle.

2. Créer et sauvegarder ton premier modèle Gmail

Maintenant que tout est configuré, tu peux créer ton premier mail type :

• Clique sur le bouton ‘Nouveau message’ (ou ‘Composer’ selon ta version)
• Rédige ton email type avec tous les éléments que tu souhaites y inclure (objet, corps du message, signature)
• Pour les parties personnalisables, utilise des marqueurs comme [NOM] ou [RÉFÉRENCE]
• Une fois ton message rédigé, clique sur les trois petits points en bas à droite de la fenêtre
• Sélectionne ‘Modèles’ puis ‘Enregistrer en tant que nouveau modèle’
• Donne un nom explicite à ton modèle et clique sur ‘Enregistrer’

Astuce : choisis un nom clair et descriptif pour ton modèle afin de le retrouver facilement, comme ‘Mail de bienvenue client’ ou ‘Suivi commande’.

3. Utiliser et modifier tes modèles Gmail

Maintenant que ton modèle est sauvegardé, tu peux l’utiliser aussi souvent que nécessaire :

• Clique sur ‘Nouveau message’
• Clique sur les trois petits points en bas à droite
• Sélectionne ‘Modèles’ puis choisis le modèle que tu souhaites insérer
• Personnalise les éléments nécessaires (remplace les marqueurs comme [NOM] par les informations spécifiques)
• Pour mettre à jour un modèle existant, modifie-le comme tu le souhaites puis refais la manipulation en choisissant ‘Écraser le modèle’ et sélectionne celui à remplacer
• Pour supprimer un modèle, va dans ‘Modèles’ puis ‘Supprimer le modèle’ et choisis celui que tu veux effacer

C’est aussi simple que ça ! En quelques clics, tu peux désormais réutiliser tes messages les plus fréquents sans avoir à les réécrire.

Comment créer un mail type sur Outlook

Outlook est l’autre géant de la messagerie, surtout dans le milieu professionnel. La bonne nouvelle ? Il offre lui aussi d’excellentes fonctionnalités pour créer des modèles d’emails. Découvrons comment faire :

1. Créer un modèle dans Outlook (version bureau)

Si tu utilises Outlook sur ton ordinateur, voici comment procéder :

• Ouvre Outlook et clique sur ‘Nouveau message électronique’
• Rédige ton email avec tous les éléments que tu souhaites inclure dans ton modèle
• N’oublie pas d’ajouter un objet pertinent
• Une fois ton message rédigé, clique sur ‘Fichier’ dans le coin supérieur gauche
• Sélectionne ‘Enregistrer sous’
• Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisis ‘Modèle Outlook (.oft)’ dans le menu déroulant ‘Type de fichier’
• Donne un nom à ton modèle et clique sur ‘Enregistrer’

Par défaut, Outlook enregistre les modèles dans un dossier spécifique. Note bien l’emplacement pour retrouver facilement tes modèles plus tard.

2. Utiliser tes modèles Outlook (version bureau)

Pour utiliser un modèle que tu as créé :

• Clique sur ‘Fichier’ dans le menu principal
• Sélectionne ‘Nouveau’ puis ‘Choisir un formulaire’
• Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionne ‘Modèles utilisateur dans le système de fichiers’ dans le menu déroulant ‘Regarder dans’
• Sélectionne le modèle que tu souhaites utiliser et clique sur ‘Ouvrir’
• Personnalise ton message si nécessaire avant de l’envoyer

Tu peux aussi utiliser la fonction ‘Modèles rapides’ pour des extraits de texte que tu utilises fréquemment :

• Sélectionne le texte que tu souhaites sauvegarder comme modèle rapide
• Clique sur l’onglet ‘Insertion’
• Clique sur ‘Éléments rapides’ puis ‘Enregistrer la sélection dans la galerie d’éléments rapides’
• Donne un nom à ton modèle rapide et clique sur ‘OK’

3. Créer des modèles dans Outlook Web

Si tu utilises la version web d’Outlook, le processus est légèrement différent :

• Connecte-toi à Outlook Web
• Clique sur ‘Nouveau message’
• Rédige ton email comme tu le souhaites
• Clique sur les trois points (…) en bas de la fenêtre de composition
• Sélectionne ‘Enregistrer comme brouillon’

La version web d’Outlook ne permet pas de créer des modèles aussi facilement que la version bureau. Une alternative consiste à enregistrer tes mails fréquents dans tes brouillons et à les copier-coller lorsque tu en as besoin.

Pour une solution plus élégante, tu peux utiliser la fonctionnalité ‘Texte rapide’ :

• Dans un nouveau message, écris le texte que tu veux sauvegarder
• Sélectionne ce texte
• Clique avec le bouton droit et choisis ‘Enregistrer’
• Donne un nom à ton modèle et clique sur ‘Enregistrer’

10 types de mails à transformer en modèles

Maintenant que tu sais comment créer des modèles sur Gmail et Outlook, voici 10 types d’emails que tu gagnerais à transformer en modèles pour optimiser ta communication :

1. Email de bienvenue

Un mail de bienvenue chaleureux est essentiel pour faire bonne impression auprès de nouveaux clients ou abonnés.

• Personnalise-le avec le nom du destinataire
• Inclus un message de remerciement sincère
• Précise ce à quoi ils peuvent s’attendre de ta part
• Ajoute éventuellement une offre exclusive pour les nouveaux venus

2. Email d’offre spéciale

Les offres spéciales par email sont un excellent moyen d’engager tes clients et de stimuler tes ventes.

• Utilise un langage dynamique et des visuels accrocheurs
• Précise clairement les conditions de l’offre
• Inclus un appel à l’action efficace
• Crée un sentiment d’urgence en précisant la date de fin

3. Email de vente flash

Similaire à l’email d’offre spéciale mais avec un caractère plus urgent, l’email de vente flash est parfait pour générer des ventes rapides.

• Crée une ligne d’objet accrocheuse
• Inclus un compte à rebours si possible
• Précise clairement les modalités de l’offre

4. Email d’annonce

Tu as une nouvelle à partager ? Un nouveau produit, service ou site web ? Crée un modèle d’email d’annonce !

• Rédige une ligne d’objet qui suscite la curiosité
• Inclus des visuels ou des vidéos en lien avec ton annonce
• Termine par un appel à l’action pour en savoir plus

5. Email d’anniversaire ou de fête

Les emails personnalisés pour des occasions spéciales renforcent la relation avec tes clients.

• Écris un message sincère et personnel
• Propose une offre spéciale exclusive pour l’occasion
• Évite les formulations trop génériques

Ces modèles te permettront de gagner un temps précieux tout en gardant une communication professionnelle et cohérente. N’oublie pas de les personnaliser légèrement à chaque utilisation pour maintenir une touche d’authenticité !

Conseils pour des modèles d’emails efficaces

Pour que tes modèles d’emails soient vraiment utiles, voici quelques conseils pratiques :

Personnalisation et variables

Même si tu utilises des modèles, chaque destinataire doit se sentir unique :

• Utilise des variables claires comme [PRÉNOM], [ENTREPRISE], [RÉFÉRENCE]
• Prévois des paragraphes optionnels que tu peux ajouter ou supprimer selon le contexte
• Adapte légèrement le ton selon la relation que tu as avec le destinataire
• N’oublie jamais de remplacer toutes les variables avant d’envoyer ton email !

Structure et lisibilité

Un email bien structuré sera plus facile à lire et plus efficace :

• Commence par une introduction courte et percutante
• Utilise des paragraphes courts (3-4 lignes maximum)
• Insère des listes à puces pour les informations importantes
• Termine par un appel à l’action clair
• Ajoute une signature professionnelle avec tes coordonnées

Organisation de tes modèles

Au fil du temps, tu risques d’accumuler de nombreux modèles. Pour t’y retrouver :

• Utilise une nomenclature cohérente (ex: ‘COMMERCIAL – Relance client’)
• Regroupe tes modèles par catégories (commercial, support, administratif…)
• Fais le ménage régulièrement et supprime les modèles obsolètes
• Tiens à jour un document qui répertorie tous tes modèles et leur usage

En suivant ces conseils, tes modèles d’emails deviendront de véritables outils de productivité au quotidien !

FAQ : Tout savoir sur les modèles d’emails

Quelle est la différence entre un email type et une newsletter ?

Un email type est un modèle réutilisable pour des communications individuelles ou en petit groupe, tandis qu’une newsletter est un email formaté envoyé régulièrement à une large liste d’abonnés. La première est généralement plus personnalisée et réactive, la seconde plus élaborée visuellement et informative. Leur objectif de communication diffère : l’email type répond souvent à un besoin spécifique, alors que la newsletter entretient une relation sur le long terme.

Puis-je utiliser les mêmes modèles sur Gmail et Outlook ?

Malheureusement, il n’existe pas de moyen direct pour transférer des modèles entre Gmail et Outlook. La solution la plus simple est de copier-coller le contenu de tes modèles d’une plateforme à l’autre. Tu peux aussi conserver tous tes modèles dans un document à part (Word, Google Docs) et les copier dans la plateforme que tu utilises au moment voulu.

Est-il possible de programmer l’envoi de mes emails types ?

Oui, aussi bien Gmail qu’Outlook permettent de programmer l’envoi d’emails. Sur Gmail, après avoir inséré ton modèle, clique sur la flèche à côté du bouton ‘Envoyer’ et sélectionne ‘Programmer l’envoi’. Sur Outlook, après avoir préparé ton message, va dans l’onglet ‘Options’, puis clique sur ‘Différer la livraison’ pour définir la date et l’heure d’envoi.

Quels sont les différents types d’emails professionnels à transformer en modèles ?

En plus des 5 types mentionnés plus haut, tu peux créer des modèles pour : les demandes de révision ou enquêtes clients, les emails de maturation des prospects, les emails de concours, les contenus inspirants ou informatifs, et les emails de fidélisation reconnaissant l’ancienneté de tes clients. Chacun a son objectif marketing spécifique et peut être optimisé pour maximiser son efficacité.